自動返信メールが届かない場合の原因と対処法とは？

ビジネスや個人のコミュニケーションで、フォームから送信された問い合わせや購入確認などに対して自動返信メールを利用するケースが増えています。

しかし、自動返信メールが正しく届かないトラブルに遭遇することも少なくありません。例えば、顧客が送信した問い合わせに対して即座に自動返信が届かないと、顧客は問い合わせが正常に処理されたのか不安を感じるかもしれません。

さらに、ビジネスでは迅速な対応が求められる場面で、自動返信が機能しないと機会損失にも繋がります。「なぜ自動返信メールが届かないのか」そして、それを防ぐための方法について具体的に見ていきましょう。

本記事では、自動返信メールが届かない原因を「メールアドレスの入力ミス」や「迷惑メールフォルダへの振り分け」、「サーバー設定の不備」といった代表的な要因に分けて詳しく解説します。

また、それぞれの問題に応じた解決策として別のメールアドレスでのテストや迷惑メールフォルダの確認、SPFやDKIMなどの認証設定の見直し方法についても紹介しています。こうした対処法を通じて、自動返信メールが確実に届くようにするための基礎的な知識を身につけましょう。

自動返信メールが届かない原因

自動返信メールが届かないのであれば、設定フォームの入力内容やメールサーバーの設定に問題があるかもしれません。ここでは、自動返信メールが届かない原因を解説します。

自動返信先のメールアドレスが間違っている

顧客がフォームに入力した返信先メールアドレスが間違っていれば、自動送信を行っても本来届けたいメールボックスに返信メールは受信されません。

メールアドレスの記入ミスで多い表記は、以下のとおりです。

• 「＠」の前に「.」が入力されている
• 「.ne.jp」の表記を「.com」と入力している
• 「co.jp」の表記を「ne.jp」「.jp」と入力している

迷惑メールフォルダに振り分けられている

返信先がブラックリスト・受信拒否・なりすましメール対策といったセキュリティ機能を設定していると、自動返信メールは迷惑メールに判断されてしまうリスクが高まります。

迷惑メールフォルダや削除フォルダに振り分けられた後、一定期間を過ぎると自動的に削除されるメールサーバーもあるため注意が必要です。

自動返信の設定に間違いがある

自動返信メールが届かない原因の一つとして、自動返信の設定が間違っている可能性が考えられます。自動返信は機能をオンにするだけで送信されるものではありません。

顧客がフォームに入力した連絡先を返信先に指定したり、返信メールの本文内に問い合わせ内容を記載したり、意図した内容の返信メールを送信するには正しく設定を行う必要があります。自動返信の設定に間違いがある場合は、自動返信メールは正しく送信されません。

自動返信メールが届かないときの対処法

自動返信メールが届かない場合、どのような手順で対処すればよいのでしょうか。ここでは、自動返信メールを顧客に受信してもらうための対処法をご紹介します。

別のメールアドレスを試してもらう

常時使用しているメールアドレスを入力したうえで自動返信メールが届かないのであれば、使用しているメールサーバーの設定内容に問題があるかもしれません。しかし、設定内容を細かく確認するには多くの時間を消費してしまいます。

顧客が別のメールアドレスを所持している場合は、この別のメールアドレスからお問い合わせ、または注文フォームを再送してもらうことをおすすめします。メールサーバーの設定確認にかかる時間に比べて、短時間かつ簡単に受信できるようになるかもしれません。

返信先メールアドレスを2回入力してもらう

メールアドレスを正確に入力したつもりでも、タイピングミスなどで正確な情報が入力されていないかもしれません。お問い合わせ、または注文フォーム上でメールアドレスを2回入力してもらうように設定していれば自動返信メールが受信されないといったトラブルの抑制につながります。

また、「ダブルオプトイン」という方法も有効です。ダブルオプトインは入力されたメールアドレスに確認メールを送信し、リンクをクリックすることでメールアドレスが正しいかどうかを確認する仕組みです。これにより、正しいメールアドレスが登録されるだけでなく顧客が受信許可を明示することで、迷惑メールフォルダに振り分けられるリスクも軽減されます。

迷惑メールフォルダを確認してもらう

自動返信メールが迷惑メールやスパムと判断された場合は、メールサーバーの設定で迷惑メールフォルダに振り分けられている可能性があります。

また、メールサーバーは設定したセキュリティ設定に応じて、メールが自動で削除されたり受信拒否されたりする場合もあります。初期設定としてセキュリティの高いメールサーバーは少なくありません。「自動返信メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダや設定をご確認ください」といった案内を入力フォームのページに記載しておくとよいでしょう。

メールサーバーの容量を確認してもらう

基本的に、メールサーバーは受信ボックスに容量制限を設けているケースがほとんどです。

受信ボックスの容量を超えると新しく届いたメールを受信できなくなるため、定期的にメールボックス内の不要なメールを削除して容量を見直してもらうとよいでしょう

受信許可リストにあらかじめ設定してもらう

確実に自動返信メールを受信してもらうためには、受信許可リストの事前設定がおすすめです。一部の企業では「info@」から始まる初期設定のメールアドレスをそのまま使用しています。

しかし、多くの迷惑メールも「info@」から始まるメールアドレスを使用しています。そのため、初期設定のメールアドレスをそのまま使用してしまうと、メールサーバーのセキュリティ機能や設定によって迷惑メールと判断されるリスクが高まります。

一般的に、企業側が使用しているお問い合わせ、または注文フォームの返信用メールアドレスは、自社のWebサイト内で公開されているでしょう。迷惑メールやスパムと判定されないためにも、企業のメールアドレスをあらかじめ受信許可リストへ追加してもらいましょう。

SPF、DKIM、DMARCを設定する

自動返信メールが届かない場合、メールサーバーのSPF・DKIM・DMARC設定を確認しましょう。これら3つは「送信ドメイン認証」を行うための技術で、なりすまし対策として開発されました。

• SPF
  送信元のIPアドレスが許可されたものかどうかを確認
• DKIM
  メール内容が改ざんされていないことを電子署名で確認
• DMARC
  SPFとDKIMの認証結果を基に、認証に失敗したメールをどう処理するかを決定するポリシーを設定する

また、DMARCは認証に失敗した場合の対応と、不正メールの報告を受けることもできます。これらが正しく設定されていないと、自動返信メールがなりすましメールとして判断されてしまい、顧客側のメールボックスに届かない可能性があります。メールを確実に受信してもらうためには、SPF・DKIM・DMARCの設定を見直すことが必要です。

送信ドメイン認証については以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。

自動返信の設定を見直す

自動返信メールが送信される設定になっているか、フォームを作成したツールの設定を確認してみましょう。自動返信メールは何も設定せずに送信されるものではありません。どのアドレスにどのような返信メールを送信するのか、正しく設定する必要があります。

よくある設定の間違いとしては、自動返信機能をオンにするためのチェックボックスにチェックが付いていない、設定画面の入力内容に誤字や間違いがあるなどです。自動返信の設定に間違いを見つけ修正した場合は、正しく自動返信メールが届くか確認するため一度テストを行ってみましょう。

自動返信メールの到達率を上げるためのテクニック

自動返信メールの到達率を向上させるには、いくつかのテクニックもあります。ここでは特に重要な「配信先リストのクリーニング」、「メール送信IPの評価管理」、「認証済みの送信ドメインの利用」の3つを紹介します。

配信先リストのクリーニング

配信リストの品質は自動返信メールの到達率に大きな影響を与えます。古くなったアドレスや無効なメールアドレスが含まれていると、メールサーバーはエラーの頻発や迷惑メールの疑いが高まり結果として到達率が低下します。リストを定期的にクリーニングし無効なアドレスを取り除くことで、リストの精度が向上し到達率の改善が見込めます。

定期的なリストクリーニングの頻度は配信量やリストの性質によって異なりますが、最低でも半年に1回は行うのが理想的です。リストクリーニングには専用ツールを使用したり、配信エラーが発生したメールアドレスを自動的にリストから除外する仕組みを設定するのも効果的です。

また、開封率やクリック率が低い顧客に対してもリスト整理を行い、エンゲージメントの低いアドレスを絞り込むことも到達率向上に貢献します。

メール送信IPの評価管理

メール送信IPの評価（IPレピュテーション）は、送信するメールが正常に受信されるかどうかを大きく左右します。送信IPの評価が低い場合は迷惑メールとしてフィルタリングされやすくなり、到達率が低下するリスクが高まります。そのため、送信IPの評価を管理し高い評価を維持することが重要です。

IP評価が下がる主な原因には、送信頻度が多すぎることや一斉送信でエラーメールが多発することが挙げられます。これを防ぐためには、適切な頻度でメールを送信し無効なアドレスに対しては再送を控えることが推奨されます。

また、スパムと判断されることを避けるため、認証技術（SPFやDKIM）を活用して正しい送信ドメインからメールを送ることが有効です。

メールリレーサービスを利用する

自動返信メールの到達率を高める手段として、メールリレーサービスの利用も効果的です。

メールリレーサービスは信頼性の高いサーバーからメールを中継して送信するサービスで、送信元IPの評価を保ちながら確実にメールが受信者のメールボックスに届くようサポートしてくれます。自社のメールサーバーを直接利用する場合は送信IPの評価が下がったり、配信先の受信サーバーでスパム判定されるリスクが高まることがありますが、メールリレーサービスを活用することでそのリスクを低減できます。

ブラストエンジン(blastengine)の活用

自動返信メールの到達率を向上させるためには、信頼性の高いメール配信プラットフォームを利用することが効果的です。

ブラストエンジン（blastengine）は、日本国内へ高速かつ99％以上の高いメール到達率を実現しています。配信先リストのクリーニングや送信ドメインの認証設定といった基本的な到達率改善対策も、ブラストエンジンを使うことで効率的に実施できます。

また、送信IPの評価管理においても、ブラストエンジンは信頼性の高いIPアドレスを使用し常に適切なレピュテーション管理を行っています。さらに、SPF、DKIM、DMARCといった送信ドメイン認証の設定もサポートされており、メールがスパムとして判定されるリスクを軽減しながら確実に顧客の受信ボックスへ届くように最適化されています。

利用料金は月額3,000円からとコストパフォーマンスにも優れており、メールだけでなく、日本語での電話サポートにも対応しています。この記事でも触れたWordPressのプラグインであるWP Mail SMTPでの設定も簡単です。

ブラストエンジンはメールアドレスの入力のみで無料トライアルが可能ですので、まずは気軽にお試しください。

まとめ

自動返信メールを受信してもらうには、正しい返信先メールアドレスを入力してもらうだけでなく、メールサーバーのセキュリティ設定や自動返信メールの設定などの見直しも必要です。確実に自動返信メールを受信してもらうためには、受信許可リストの追加をしてもらうのもおすすめです。

自動返信メールが届かない場合は、この記事で紹介した原因と対処法を参考に対応してみましょう。