名刺管理ツールでメールを一斉送信！メール配信システムとの併用で効率化する方法を解説
近年、営業やマーケティングの現場で「名刺管理ツール」と「メール一斉送信システム」を併用する企業が増えています。紙で管理していた名刺情報をデータ化し、顧客情報として有効活用する流れが加速する中、「名刺管理ツールから一斉送信ができればもっと効率的に情報発信ができるのに…」と感じている方も多いのではないでしょうか。
実際、展示会で集めた名刺や営業活動で得た顧客情報を、そのままメール配信に活用できれば見込み顧客へのアプローチ速度が上がり商談機会の損失も防げます。しかし、名刺管理ツール単体では一斉送信機能に限界があるケースも多く、目的に応じたメール配信システムとの組み合わせが重要になります。
本記事では、連携型と完全分離型という2つの運用スタイルに分けて、それぞれにおすすめのメール配信システムをご紹介します。営業効率を高めたい方や顧客へのフォローアップ体制を強化したい方は最後までご覧ください。
名刺管理の必要性とメリットとは？
名刺には役職や連絡先など、ビジネスに欠かせない重要な顧客情報が詰まっています。そのまま紙で保管しているだけでは、情報の共有や活用が十分にできないことも。ここでは、名刺をデータ化して管理することによって得られるメリットをご紹介します。
社内で顧客情報をスムーズに共有できる
名刺を紙のまま保管していると、担当者が退職・異動した場合に情報の引き継ぎがうまくいかず、ビジネスチャンスを逃してしまうリスクがあります。名刺をデータ化して管理すれば社内の誰でも必要な顧客情報にアクセスできるようになり、部署をまたいだスムーズな連携が可能になります。
名刺を探す手間がなくなる
保管している名刺が多ければ多いほど特定の相手を探すのに時間がかかります。データ化しておけば、会社名や担当者名などのキーワードでサクッと検索できるため、名刺を1枚1枚めくる必要がなくなります。
保管スペースを削減できる
受け取った名刺を全てファイリングしていくと意外と場所を取ります。特に顧客ごとに整理する場合は、かなりのスペースが必要になります。すべての名刺をデータで保管すれば物理的なスペースを確保する必要はありません。
外出先でもすぐ確認できる
顧客と頻繁にやり取りをする営業職などでは外出先で名刺情報を確認したい場面も多いはずです。紙での管理だと常に大量の名刺を持ち歩かなければならず、紛失のリスクもあります。名刺管理ツールを使えば、クラウド上で名刺情報を確認できるためスマホやPCからいつでもアクセスできます。
名刺情報からメールを一斉送信できる
紙の名刺をもとに手動でメールリストを作成するのは大変です。名刺管理ソフトを使えば、登録された情報をもとに以下のような一斉送信も可能になります。
- 新製品のお知らせメールの配信
- 展示会やセミナーの案内
- 季節のご挨拶などの定期配信
業務負担の軽減と、迅速な情報発信の両方を実現できます。
名刺情報を基にメールを一斉配信する方法とは？
名刺情報をデータ化してリスト化すればメール配信はぐっとラクになります。名刺管理ツールやメール配信システムを活用すれば、効率的に、かつ効果的なコミュニケーションが可能になります。ここでは代表的な2つの方法をご紹介します。
メール配信機能付きの名刺管理ソフトを利用する
名刺管理ソフトとは紙の名刺をスキャン・データ化して一元管理できるツールのことです。最近のツールの中にはメール配信機能を搭載しているものも多く、名刺情報を活かしたマーケティングが行えます。主な機能は以下の通りです。
- メール配信の最適化
登録された氏名や役職、メールアドレスなどの情報をもとに、顧客を属性ごとに分類可能です。例えば、メールの冒頭に相手の名前を自動で挿入したり、部署や役職ごとに内容を変えることで、パーソナライズされたメール配信が行えます。その結果、開封率の向上や信頼関係の強化につながります。 - セグメント配信
業種・地域・企業規模などに応じてセグメントを作成し、ターゲットに最適な内容でメール配信ができます。きめ細かなマーケティング施策が可能です。 - 配信履歴の管理と追跡
誰に・いつ・どんなメールを送ったのかといった履歴管理はもちろん、開封率・クリック率なども追跡できるため、データに基づく改善や営業活動に役立ちます。
メール配信システムを利用する
より本格的にメールマーケティングを行いたい場合は専用のメール配信システムを使う方法もあります。大量配信や分析機能に優れており、キャンペーンや販促施策にも適しています。代表的な機能としては以下が挙げられます。
- 大量一斉メール配信
一度に数千件〜数万件のメールを送れるため、ニュースレターやイベント案内などの大規模配信に最適です。顧客ごとにメールを作成する手間がなくなり、業務の効率もアップします。 - セグメント配信
基本情報に加え、購買履歴やアクセス履歴をもとに細かくセグメントを分けることで、より刺さる内容を届けることができます。 - メール分析機能
到達率・開封率・クリック率などの指標を可視化でき、PDCAを回しやすくなります。 - セキュリティ対策
迷惑メール対策やエラーメールの管理機能も充実しており、リスクを最小限に抑えて安心して運用できます。
名刺はただの連絡先ではなく活用次第で強力なマーケティング資産になります。名刺情報をうまくデータ化し目的に応じたツールを使い分けることで、営業・マーケティングの成果をさらに高められるでしょう。
メール配信機能付き名刺管理ソフトのメリット・デメリット
メール配信機能を備えた名刺管理ソフトは顧客情報の一元管理とマーケティング施策の効率化を実現する便利なツールです。ただし、導入には注意点もあります。ここでは、そのメリットとデメリットをわかりやすく整理してご紹介します。
【メリット】名刺管理からメール配信までワンストップで対応できる
データ化された名刺情報をそのまま活用して、メールの配信まで1つのシステム上で完結できるのは大きな魅力です。別のツールに情報を移す手間もなく業務が効率化されます。たとえば、管理画面から直接メールを作成・送信できるため、担当者の負担を減らしながらスピーディに顧客対応が可能になります。
【デメリット】不要な機能まで含まれていることも
名刺管理ソフトには、以下のような多機能が標準搭載されていることも少なくありません。
- スマホ・タブレットとの連携機能
- メモ・タグ付け機能
- オペレーターによる名刺補正
- 多言語対応
- ユーザー権限・アクセス制限設定
- プライバシーマーク取得支援
多機能であることはメリットでもありますが、すべての機能を使いこなすには知識やトレーニングが必要になる場合もあり、かえって導入時に混乱を招くこともあります。
【デメリット】メール配信に特化していない
メール配信機能はあるものの、あくまで名刺管理が主目的のシステムです。そのため、専用のメール配信システムと比べると、セキュリティ機能（迷惑メール対策やエラーメール処理など）がやや弱いケースがあります。メール配信の高度な機能を求める場合には、専用ツールの導入を検討した方がよいでしょう。
また、配信性能にも大きな差が出てくることも事実です。昨今の各メールサービスの迷惑メール対策の強化によってメールが届きにくい状況が続いています。正しく送信したはずのメールも様々な要素を基に迷惑メール判定がされてしまい、受信フォルダまで届かないケースは多々あります。
そして、メール配信システムを利用することでこのデメリットは解消できます。詳細は以下でお伝えしていきます。
メール配信システムを利用するメリット
メール配信システムを利用することで得られる効果はさまざまですが、ここでは主な特徴を2つ紹介します。
メール配信に特化している＝到達率が高い
メール配信システムは、メール配信に特化している点が特徴です。メール配信システムでは大量メール配信に適応したメールサーバーを使用しているため、多数の顧客に対して一斉メール配信ができます。
また、各種メールサービスの要件に合わせてメール配信のチューニングを行っているため、メールの到達率は格段にあがるでしょう。さらに、有料サービスの場合送信メール数やアドレス数に応じた料金設定がされており、自社のメール配信状況に合ったシステムの導入が可能です。
いま利用中の名刺管理ソフトと組み合わせられる
現在利用中の名刺管理ソフトからメール配信機能を持つソフトに乗り換える場合、データの移行に手間が発生したり、コストが高くなったりする恐れがあります。
しかし、メール配信システムによってはAPIやSMTPリレーで簡単に連携することができ、現在利用している名刺管理ソフトのままメール配信できるため導入に際して手間やコストを最小限に抑えられます。
名刺管理ソフトと併用するメール配信システムの選び方
メール配信システムには多くの種類があり、提供する機能や価格帯もさまざまです。名刺管理ソフトと連携して使う場合、自社に最適なメール配信システムを選ぶことがマーケティングの成果に直結します。ここでは選定時にチェックすべきポイントをご紹介します。
システム連携か完全に切り分けるか
まず検討しておきたいのが、「名刺管理ソフトとどのように運用を連携させるか」という点です。
- システム連携型
名刺管理ソフトとメール配信システムをAPIなどで連携させ、顧客情報を自動で取り込んで配信リストを生成するスタイル。二重管理を防げるため、運用効率が高まります。たとえば、新規名刺が登録されたら自動で配信リストに追加されるなど、連携の仕組みが構築されていると便利です。 - 完全分離型（外だし）
名刺管理ソフトのデータを定期的にCSVなどで出力し、それをメール配信システムに手動で取り込むスタイル。コストを抑えやすい一方で、運用の手間やヒューマンエラーのリスクが高くなる傾向があります。
どちらの方式が自社の運用体制に合っているかを見極めることが、長期的な業務負担軽減につながります。
配信規模に合ったプランを選ぶ
メール配信システムには、「買い切り型」「月額固定型」「従量課金型」など、さまざまな料金体系があります。自社の配信規模を把握せずに契約してしまうと、使いきれない機能にコストをかけてしまったり逆に機能不足に悩まされたりするリスクがあります。
例えば、月に数百通程度の配信であれば無料プランでも十分な場合がありますが、将来的に配信リストが増えることが見込まれるなら柔軟にスケールできる有料プランの検討も必要です。
配信速度は見落とせない重要項目
意外と見逃されがちなのが「配信速度」です。どんなに多機能でも配信速度が遅ければ、イベントの案内や限定セールのメールが機を逃してしまう可能性もあります。配信速度はシステムのインフラ性能に依存しており後から改善するのが難しいポイントです。
- 配信速度の記載があるかどうか
- 同時配信件数の上限はどのくらいか
これらを事前に確認しておくと安心です。
使いやすさと導入のしやすさも重要
操作が複雑なツールだと誤配信のリスクが高まったり習得に時間がかかったりと、運用がストレスになります。多機能なツールは魅力的に感じるかもしれませんが、実際に使わないこともしばしばあります。「自社にとって本当に必要な機能なのか」をしっかりと検討したうえで導入を進めましょう。
また、無料トライアルやデモ版が提供されている場合は必ず実際に操作することをおすすめします。社内で複数人が使う場合は、チーム全体が使いこなせるかどうかもチェックしておくと安心です。
メールの「到達率」は必ずチェックする
メールがきちんと相手に届くかどうかはメールマーケティングの成果に直結します。到達率が低いと迷惑メールフォルダに入ってしまったり、そもそも受信されない可能性もあります。以下のようなポイントを確認しておきましょう。
- 配信実績としての到達率データが公開されているか
- SPF・DKIM・DMARCなどの送信ドメイン認証に対応しているか
送信ドメイン認証は、Gmailなどの主要メールサービスで送信者ガイドラインにおいて必須とされつつある重要な機能です。システムの設定に不安な場合は国産でサポートが手厚いサービスを利用するとよいでしょう。
セキュリティ対策は必須
顧客情報を扱う以上、セキュリティは絶対に軽視できません。情報漏洩や不正アクセスを防ぐためにも、以下の観点からシステムを確認しましょう。
- データ保管場所（国内 or 海外）
- 通信の暗号化やアクセス制限の有無
- 法令・ガイドラインへの準拠状況
- 過去にセキュリティ事故を起こしていないか
特にBtoB領域では、こうした背景まで確認されることもあります。
サポート体制は「保険」としても重要
メール配信中にトラブルが発生したとき、迅速なサポートがあるかどうかで影響範囲は大きく変わります。無料プランや格安サービスではサポートがメールのみだったり、対応が遅かったりするケースも少なくありません。
- 電話・チャットサポートがあるか
- トラブル時のマニュアルやFAQが充実しているか
これらの体制が整っているかどうかは、導入前にしっかり確認しておきましょう。
名刺管理ソフトと連携させてメール配信を行う場合、ただ多機能であれば良いというわけではありません。自社の目的・規模・運用体制に合ったバランスの取れたシステムを選ぶことが、継続的に成果を出すカギとなります。
名刺管理ツールと併用すべきおすすめのメール配信システム
名刺管理ツールとメール配信システムを組み合わせることで、営業・マーケティング活動の効率が大きく向上します。ただし、どの配信システムを選ぶかは「システム連携型」か「完全分離型」かによって最適解が異なります。ここでは、それぞれの運用スタイルにおすすめのツールをご紹介します。
システム連携型なら「blastengine（ブラストエンジン）」
名刺管理ツールとシステム連携してスムーズにメール配信を行いたいなら、「blastengine（ブラストエンジン）」がおすすめです。API連携とSMTPリレーに対応しており、名刺管理ツールやCRM、MAツールと連携してメール配信することができます。blastengineの主な特徴は以下の通り。
- 日本国内に99％のメール到達率
- API連携で名刺データと自動連携が可能
- 高速配信エンジンにより大量配信にも強い
- SPF・DKIM・DMARCなど送信ドメイン認証も対応済み
名刺管理ツールのメール配信機能ではメールが届かないこもが多々あります。そんなときは、ブラストエンジンと連携することによって手間をかけずにメール到達率を高めることが可能です。また、ブラストエンジンは各メールプロバイダーや携帯キャリアのドメインに最適化されており、大規模なネットワークを経由してメール配信を行うことで、日本国内での到達率を圧倒的に高めています。
利用料金は月額3,000円からとコストパフォーマンスにも優れており、メールだけでなく、日本語での電話サポートにも対応しています。メールアドレスの入力のみで無料トライアルが可能ですので、まずは気軽にお試しください。
完全分離型なら「ブラストメール」
名刺管理ツールとはあえて連携せず、配信リストを手動で出力・インポートして運用したい場合には、「ブラストメール」がおすすめです。シンプルで扱いやすく、メール配信に必要な基本機能がしっかり揃っているため専門知識がなくても運用しやすいのが魅力です。ブラストメールの主な特徴は以下の通り。
- CSVでリストをインポートしてすぐに使える
- 操作画面が直感的で使いやすい
- HTMLメールの作成支援機能も充実
- メールの開封・クリック計測に対応
- 月額固定でコストを抑えて運用可能
「まずは小さく始めたい」「社内のITリテラシーにばらつきがある」という場合でも安心して導入できるサービスです。シンプルで安価なため、初めてメール配信システムを利用してみたい方にもおすすめです。無料トライアルも用意されているので、まずは試してみることをお勧めします。
まとめ
名刺管理ツールを導入するだけで終わっていませんか。せっかくデータ化された名刺情報も、適切なメール配信システムと組み合わせなければ、そのポテンシャルを最大限に発揮できません。
- リアルタイムに連携してメール配信を自動化したいなら「blastengine（ブラストエンジン）」
- 名刺管理とは切り分けて、シンプルに一斉送信したいなら「ブラストメール」
このように、自社の業務フローや目的に応じて運用スタイルを選ぶことが、成果のカギを握ります。
今後さらにデジタル営業が進む中、「名刺管理ツール 一斉送信」の活用は、他社と差をつける強力な武器になります。ぜひ本記事を参考に、自社に最適な組み合わせを見つけてください。
