リストクリーニングとは？メリットや実施タイミング、手順・方法をイチから解説

企業には、メール配信を希望する顧客をまとめたリストがあり、このリストは定期的に精査する必要があります。このようにリストを精査することを「リストクリーニング」と呼びます。

リストクリーニングをより具体的に説明すると、メール配信リストの質を向上させるために、無効なアドレスや重複、古くなった情報を削除・更新するプロセスのことを指します。

リストクリーニングを実施することで、配信精度が上がり費用対効果が向上するだけでなく、顧客からの信頼性も向上します。今回の記事では、リストクリーニングのメリットや実施タイミング、実施手順などを一から解説します。

リストクリーニングとは

企業は、顧客の電話番号やメールアドレスなどをリスト化し、顧客リストとして管理しています。この顧客リストは企業の財産であり、その精度が企業の営業活動やマーケティングの成功に直接影響します。

したがって、このリストを定期的に見直し、情報を最新のものに更新・修正することが重要です。このプロセスを「リストクリーニング」と呼び、これにより顧客リストに記載されている情報の正確性を維持することが可能となります。

リストクリーニングは、営業の効率化や売り上げにも影響します。顧客リストに記載された情報をもとにメールを送信したりメルマガ配信をしますが、情報が古いままでは顧客にメールが届きません。その都度、エラーメールに対応したり連絡先を確認したりしていては、時間がかかり非効率です。顧客からの信頼損失にもつながります。そのため、定期的にリストクリーニングを実施することが大切なのです。

また、リストの中にエラーアドレスが多く含まれていたり、 エラーアドレスに何度もメールを配信したりするとスパムメールや迷惑メールと判定されてしまうリスクがあります。メールを確実に届けるためにリストクリーニングは不可欠な作業となってくるのです。

リストクリーニングのメリット

定期的にリストクリーニングを実施することで費用対効果の改善、顧客からの信頼性向上など、さまざまなメリットが生まれます。ここからは、リストクリーニングを実施するメリットについて詳しくみていきましょう。

費用対効果の改善

リストクリーニングを実施しないと、顧客リストに記載されている電話番号やメールアドレスなどの情報は古いままです。当然、古い情報に基づいて行われた営業やメール配信では顧客に連絡がつながらず、成果が上がりにくいのです。

しかし、リストクリーニングを実施すれば顧客リストに記載されている情報が最新のものに更新されます。最新の情報でマーケティングや営業を行えば、顧客につながる確率が高く、そこから契約につながることもあるでしょう。このように、リストクリーニングを実施することで費用対効果の改善が見込めるのです。

顧客からの信頼性向上

顧客リストに記載されている情報が古いままだと、顧客の名前を間違えたり連絡を取りたい相手とは違う顧客につながってしまったりすることがあるかもしれません。このような事態が発生しては、顧客に不信感を抱かせてしまう恐れがあります。

正確性に懸念がある連絡先にコンタクトを取ることは、信頼性の低下を招く大きなリスクがあるのです。情報の正確性を保証するためにも、顧客から信頼される企業になるためにも、リストクリーニングは必須といえるでしょう。 

セグメント化による細かなアプローチの実現

リストクリーニングは、現在つながらない電話番号やメールアドレスなどを削除することだけではありません。顧客リストを属性や行動に基づきセグメント化やグループ化することもリストクリーニングの一つです。

顧客リストをセグメント化することで、顧客のニーズに合った製品を紹介したり、購入のタイミングを予測したりできます。的確なアプローチができるでしょう。なお、顧客の属性や行動などの情報は、購入履歴を分析することで入手可能です。

リストのブラックボックス化の解消

顧客リストを長期間放置していると、ブラックボックス化する恐れがあります。ブラックボックス化とは、特定の人しか内容を理解しておらず、その実態や内部構造がわからなくなることです。 黒い箱のなかで業務が行われているかのように詳細が見えないイメージからブラックボックスと呼ばれています。

顧客リストがブラックボックス化すると、リストに記載されている顧客情報の管理方法や、正しい情報の可否が判断できなくなります。このような事態を避けるため、定期的にリストクリーニングを実施し、顧客リストに記載されている情報の正確性を維持する必要があるのです。

スパム認定の防止

現在使用されていないメールアドレスにメールを送信し続けると、スパム認定される恐れがあるため注意が必要です。使われていないメールアドレスには、スパムトラップが仕掛けられていることがあり、このトラップに引っかかるとスパマーと判定されます。スパマーとは、いわゆるスパムを発信する人および事業者のことです。

また、迷惑メール送信者としてブラックリスト登録されてしまうリスクもあります。ブラックリストに登録されると、正しいメールアドレスに送ってもプロバイダが受信を拒否するため送信できません。スパム認定されないためにも、リストクリーニングが必要です。

リストクリーニングするべきタイミングは？

リストクリーニングを実施するタイミングは、数カ月に1回が基本です。さらに、配信先を増やしたり配信ツールを切り替えたりした際も実施することが推奨されています。ここからは、顧客リストをクリーニングするタイミングについて確認していきましょう。

数ヵ月に一回

マーケティングの効果を最大化するためには、リストクリーニングは定期的に行う必要があります。一般的には、2〜3カ月に1回の頻度でリストを見直すことが推奨されます。

また、セキュリティの観点からも、少なくとも年に2回はリストクリーニングを実施することで、情報の正確性と安全性を保つことが重要です。

配信先を増やしたとき

イベントの開催やキャンペーンの実施などにより、新規顧客が増えて顧客リストに記載されているメールアドレスリストの配信先が急増することがあります。

その際も、リストクリーニングを実施すると良いでしょう。新たに追加された顧客リストの中に、無効なメールアドレスが紛れ込んでいないか確認を行います。 

ツールを替えたとき

マーケティングにメールを活用している多くの企業は、メール配信ツールを利用しています。メール配信ツールを新たなツールに切り替える場合は、リストクリーニングを実施しましょう。

他にもCRM（顧客関係管理ツール）などを切り替えるタイミングでも、リストクリーニングの実施が必要です。顧客データの移行が必要なため、リアルタイムな正しい情報を確認しておく必要があります。 

エラーメールが増えたとき

エラーメールが増えたときも、リストクリーニングを実施すると良いでしょう。エラーメールには、ソフトバウンスとハードバウンスと呼ばれるエラーがあります。

それぞれのエラーの概要と違いは以下のとおりです。

• ソフトバウンス
  メールの容量が大きすぎる、受信者のメールボックスの容量を超過しているなどが原因で発生する一時的なエラー
• ハードバウンス
  メールアドレスが間違っている、受信者のメールサーバーにブロックされているなどが原因で発生する永続的なエラー。

ソフトバウンスエラーであれば、送信するメール容量の調整や受信者へのメールボックス整理を促すなど、原因の解消は可能です。

しかし、ハードバウンスエラーの場合、簡単には原因の解消ができません。そのため、ハードバウンスが発生した際は迅速な対応が求められます。存在しないメールアドレスに送信し続けてもスパマー認定される恐れがあるため、即座に無効なメールアドレスを削除するなどの対策が必要です。

開封率・反応率が低いとき

正常にメールを配信できたとしても、開封率・反応率が低ければ費用対効果は見込めません。そのため、開封率・反応率が下がっていると気が付いたタイミングでリストクリーニングを実施しましょう。

開封率・反応率が下がっている原因として「メールアドレスがブラックリストに登録されている」「レピュテーションの低下」などが考えられます。その結果、配信メールが迷惑メールフォルダに振り分けられ、開封率・反応率が低下するのです。このような問題を避けるためには、日ごろからリストクリーニングを実施し、悪質なメール配信業者だと判定されないよう対策しましょう。

リストクリーニングの手順・方法

ここからは、リストクリーニングの一般的な手順と方法を紹介します。マニュアルを作成する際の参考にしてください。マニュアル作成は、リストクリーニングの手順を標準化するために有効です。一般的な手順と方法にプラスして、自社の特色を盛り込むと、より良いマニュアルになるでしょう。

重複をチェックし削除

顧客リストに記載されている情報を確認し、重複している項目があれば情報を統合した後に、不要となった情報を削除します。

例えば、顧客の電話番号が重複している・桁数が異常などのエラーデータを発見した際は、データの統合と不要な情報の削除が必要です。フィルタリングなどのツール機能を利用すると重複確認に役立ちます。

無効なアドレスを削除

無効なメールアドレスを削除します。宛先不明エラーで返送されるアドレスや、入力ミスのあるアドレスは、メール配信の効果を大きく損なう原因となります。

これらの無効なアドレスをリストから除去することで、エラーメールの発生を減らし、スパム認定を受けるリスクを低減できます。 

情報の更新・修正

やり取りが頻繁ではない顧客の情報であっても、常に最新の情報へアップデートしておくことが必要です。

顧客が個人でない場合は、顧客企業のホームページを確認するなどして、会社名や住所に変更がないか確認します。もし、顧客の情報が変更されていた場合は、顧客リストに記載されている情報を更新・修正しましょう。ビジネスにおいて顧客の社名や役職、住所や電話番号など、これらの基本情報には正確性が求められます。

顧客が個人の場合は、最近の動向を伺うためにも顧客に対して直接連絡を取り、確認することも効果的な方法といえるでしょう。

情報のセグメント化

顧客リストに記載されている情報を整理できたら、次に行う作業は情報のセグメント化です。情報のセグメント化は、一定のルールに基づいて顧客情報をグループごとに分けることを指し、実施することで顧客のニーズを把握できます。これにより、顧客のニーズに合った製品を紹介できるようになるなど営業面でメリットが発生します。

しかし、顧客情報をグループ化する際は、あまり細分化しすぎないよう気をつけましょう。なぜなら、あまりに細かすぎるグループ分けはパーソナライズに手間がかかり、かえって業務効率が落ちる恐れがあるためです。

リストの統合

企業によっては、営業活動が属人化しているという企業もあるでしょう。その場合、営業員ごとに顧客リストが複数あることが想定されますが、複数の顧客リストに基づく情報管理は非効率です。

そのため、複数の顧客リストをひとつに統合し、業務効率の向上を図りましょう。顧客リストの統合により、情報管理が容易になり、管理業務全体の効率化も可能になります。

リストクリーニングはメール配信システムを使う

リストクリーニングを効率的に行うためには、メール配信システムを活用すると良いでしょう。手動でエラーの管理をしていると時間がいくらあっても足りません。

多くのメール配信システムには、自動的にエラーメールを検出したり、重複したアドレスをチェックしたりする機能が搭載されています。これにより、大量のデータを一度に処理でき、時間と労力を大幅に削減できます。

さらに、メール配信システムを使うと、ハードバウンスやソフトバウンスといったエラーメールの詳細な分析も可能です。特にハードバウンスは、無効なメールアドレスが原因で発生するため、メール配信システムを使ってこれらのアドレスを自動的にリストから削除することで、スパム認定を受けるリスクを回避できます。

また、リストのセグメント化機能もメール配信システムには備わっており、特定の属性や行動に基づいて顧客リストをグループ分けすることができます。これにより、ターゲットごとに最適化されたメール配信が可能になり、マーケティングの成果を向上させることができるでしょう。

手動でリストを管理する場合、ミスが発生しやすく、作業時間が長くなる可能性がありますが、メール配信システムを使えば、正確かつ迅速にリストクリーニングが実施できるため、作業の効率化と効果の向上が期待できます。

ここからはおすすめのメール配信システムをご紹介します。

API連携・SMTPリレーサービス「ブラストエンジン(blastengine)」の活用

ブラストエンジンは、SMTPリレーサーバーを使用して、簡単に大量のメールを高速配信することが可能です。さらに、メールサーバーを必要とせず、API経由でメールを送信する仕組みも提供しています。

ブラストエンジンは、サーバーの運用やメンテナンスを行っているため、常に高いIPレピュテーションを維持しながら、安全にメールを送ることができます。

以下のような課題がある場合は、ブラストエンジンの利用を検討してみることをおすすめします。

• 自社のIPアドレスやドメインがブラックリストに登録されていて、メールが届かない場合
• 国内キャリアにメールが届かず、対応方法がわからない場合
• 自社でメールサーバーを管理・運用したくない場合

また、ブラストエンジンは各メールプロバイダーや携帯キャリアのドメインに最適化されており、大規模なネットワークを経由してメール配信を行うことで、日本国内での到達率を圧倒的に高めています。送信ドメイン認証ももちろん対応しています。

利用料金は月額3,000円からとコストパフォーマンスにも優れており、メールだけでなく、日本語での電話サポートにも対応しています。

メールアドレスの入力のみで無料トライアルが可能ですので、まずは気軽にお試しください。

シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」の活用

ブラストメールは、14年連続で顧客導入シェア1位を獲得している信頼性の高いメール配信システムです。ブラストエンジンとは異なり、メルマガなどのメール一斉送信に利用することができます。

このメール配信システムの特徴は、使いやすさとコストパフォーマンスの高さです。さまざまな業種や官公庁でも利用されており、定番のメール配信システムとして広く知られています。

迷惑メール対策機能はもちろん、セグメント配信や効果測定、HTMLメールエディタなど、基本的な機能がすべて揃っています。最も安いプランでも、月額4,000円以下で導入することができます。

シンプルで安価なため、初めてメール配信システムを利用してみたい方にもおすすめです。無料トライアルも用意されているので、まずは試してみることをお勧めします。

まとめ

顧客情報は常に変化する可能性があるため、定期的なリストクリーニングが必須です。定期的にリストクリーニングを実施することで顧客情報の正確性が保証され、顧客からの信頼を得ることにもつながります。2～3カ月に1回はリストクリーニングを実施し、配信ツールの変更やエラーメールが増加したなどのタイミングでも、別途実施すると良いでしょう。