プロジェクト管理ツールおすすめ比較10選！機能やメリットをわかりやすく解説

更新日：2024年10月31日開発技術

複数のメンバーでチームを作り進めることの多いプロジェクトは、コミュニケーションを密にし、スムーズな連携作業で無駄を省き効率的に行うことが重要です。そのために、プロジェクト管理ツールを利用する企業が増えています。情報の一元化や、プロジェクト進行状況のメンバー間での共有に有効です。

本記事では、プロジェクト管理ツールに関する基本の機能やメリット、ツール比較5選を紹介します。

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト進行には、スケジュールや進捗状況、予算や工数の管理などさまざまな管理業務が伴います。プロジェクト管理ツールは、この管理業務を効率化するために使用されるツールです。

従来の管理方法は、情報を共有するためのチャットやメール、スケジュール管理のためのエクセルなど複数のツールを組み合わせて管理するのが基本でした。しかし、この管理方法では、各ツールに分散した情報をそれぞれ確認する必要があり、プロジェクト全体の進行状況を把握するのに時間がかかります。また、各ツールに情報を入力する手間も要していました。

このような問題を解決すべくプロジェクト管理ツールが注目を集めるようになり、多くの企業で導入されるようになりました。プロジェクト管理ツールは今後も市場規模を拡大していくことが予想され、ビジネスに欠かせないツールになるでしょう。

参考：株式会社グローバルインフォメーション市場調査レポート（2024年出版）

プロジェクト管理ツールの機能

プロジェクト管理ツールには以下のような機能が搭載されています。

ガントチャート	作業工程を一覧化し、棒グラフで表示することで進捗状況を可視化する
タスク管理	チームのタスク・進捗状況を一覧化する。ステータスを看板方式で表示するツールもある
ファイル共有	写真や画像といった資料を共有する
Wiki	商品の仕様書や会議の議事録をまとめて保管する
掲示板	重要な情報をチームメンバーに周知する、リマインド機能があるツールもある
メッセージ	チームメンバー同士でコミュニケーションをとれる
予算管理	プロジェクトで必要な工数・人員を管理することで予算を管理する

さまざまな管理ツールを組み合わせれば、プロジェクト管理は可能ですが、確認に手間と時間を要します。プロジェクト管理ツールは、すべての情報を一つのツールで管理できるのが特徴です。

プロジェクト管理ツールのメリット

プロジェクト管理ツールを利用する理由として挙げられる主なメリットは、5つあります。以下にて詳しく見ていきましょう。

作業進捗の可視化

プロジェクト管理ツールを導入するメリットの一つは、作業進捗の可視化です。プロジェクトは複数人で進める場合がほとんどですが、それぞれの作業進捗が即時反映されるため、全体の進捗状況が一目で分かります。複数のプロジェクトを並行して進める場合でも同様です。

また、スケジュールやタスク管理の可視化は、優先度の高い作業の確認にも役立ちます。このメリットにより、今取り掛かるべき作業が分かるため、効率的なプロジェクト遂行が可能です。さらに、複数人で作業の進行を確認できるため、作業のし忘れといったミスを減らすことにも効果があります。

管理作業の効率化

従来のプロジェクト管理では、プロジェクトマネージャーが、各メンバーの作業報告書の内容をもとに進捗状況の記録と確認を行っていました。しかし、プロジェクト管理ツールは、作業した個人個人が進捗状況を随時システム上に記録し、その情報は集約されます。そのため、これまで進捗状況を把握するために必要だった工数の削減が可能です。プロジェクトマネージャーは、登録された情報を参考に各メンバーへの的確な作業指示も出しやすくなるでしょう。

また、プロジェクト管理ツールには掲示板やWikiといった機能が搭載されているものがあります。これらの機能を活用することで、プロジェクトのマニュアル（ルール・作業手順など）の引継ぎ作業の効率化が可能です。

さらに、扱っている商品の生産数や在庫、原価といった管理情報を登録することもできます。プロジェクトにかかる費用等の確認も一目瞭然です。

情報共有のリアルタイム化

チームメンバーと情報共有する際、ファイルやドキュメントといった資料の共有に時間がかかってしまうと作業速度の低下を招く恐れがあります。作業速度の低下は、納期を守る必要のあるプロジェクトの進行において避けたい問題です。

また、情報共有に時間がかかることでメンバー間の認識にずれが生じることもあるでしょう。しかし、プロジェクト管理ツールを導入すれば、資料の共有はもちろん、資料に関する補足情報などのコメントを付けることも可能です。これによりリアルタイムな情報共有ができるようになり、作業速度とメンバー間の認識のずれといった問題の解決にも期待できます。

さらに、リモートで働いているメンバーにも簡単に情報共有できるため、環境を問わず円滑なコミュニケーションも可能になります。このように、情報共有のリアルタイム化はプロジェクト進行においてさまざまなメリットをもたらすでしょう。

プロジェクトの全情報を記録

プロジェクトの進行には、会議の議事録や作業マニュアルなどの情報が欠かせません。これらの情報を記録し、チームメンバーに共有することでプロジェクトを効率的に進行できます。プロジェクト管理ツールならプロジェクトに関係する情報をすべて記録し、チームメンバーへの共有も実行可能です。

また、記録されたプロジェクトに関する情報はノウハウとして蓄積されるため、今後の開発に役立つこともあるでしょう。蓄積された情報を、必要な時にすぐに取り出せて確認できるところも利点です。

部門間連携の強化

プロジェクトは、1つの部門だけでなく複数の部門が協力して開発を進めることもあるでしょう。その際も、プロジェクト管理ツールが役に立ちます。なぜなら、プロジェクト管理ツールは部門を問わず、多くの人材が協力してプロジェクトを進めることを想定したツールだからです。

一般的に、プロジェクトを遂行するうえで、部門ごとの作業内容は異なります。そのため、それぞれの部門が担当する作業の進捗状況の把握と連携に時間がかかることが問題でした。しかし、ここまで解説してきたようなプロジェクト管理ツールのメリットにより全員がプロジェクトの進行状況を把握できます。複数の部門が協力する場合でもメンバー間の認識のずれが発生しにくく、相互に連携してプロジェクトを進めることができるのです。

おすすめのプロジェクト管理ツール5選

ここからは、おすすめのプロジェクト管理ツールを5つ紹介します。それぞれの特徴やおすすめポイントを解説しますので、プロジェクト管理ツール選びに迷っている方は、ぜひ参考になさってください。

Asana

Asanaは使い勝手のいいUIデザインが特徴的なプロジェクト管理ツールです。

Asanaの特に優れた点として、まずツール利用時の動作が軽いことが挙げられます。Asanaはクラウドツールであり、自社のパソコンにインストールして利用するタイプではありません。そのため動作のスピードを懸念する方もいるかもしれませんが、心配は不要です。ページから他のページに移動する際の動作が早く、プロジェクト全体を表示しつつ各タスクの詳細も確認しやすいといった特徴があります。

また、さまざまなサービスと連携しやすい点も便利です。AsanaはSlackやTeams、Gmailといったコミュニケーションツールや、Googleスプレッドシートなど仕事でよく使う他ツールとも連携できます。この連携力の高さがAsanaのセールスポイントといえ、すでに多くのツール・アプリを使用して仕事をしている企業向けのツールです。

初めてプロジェクト管理ツールを使用する方もすぐ使いこなせるようになるでしょう。

詳しくは公式ページをご覧ください。

Smartsheet

Smartsheetは、複数プロジェクトの同時進行の管理を最も得意とするプロジェクト管理ツールです。

特徴的な機能として「プロジェクトのタイムライン構築を自動で作成する」「プロジェクトのテンプレートを再利用可能」の2つが挙げられます。前者の機能は、タスク名や期間、依存関係を入力すると自動でプロジェクトのタイムラインを自動で作成してくれる機能です。後者は、前回のプロジェクトと類似するプロジェクトを開始する際、過去のプロジェクトの経験からプロジェクトのテンプレートを作成します。後者の機能を利用するには、WBSによるタスクの分析・網羅、タスク名や期間、それぞれの関係性などを設定しなければなりません。

WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクト全体を細かな作業に分解した構成図のことです。手間は少しかかりますが、スケジュールを自動構築できるのは効率的なプロジェクト開発を目指す企業にとって魅力的なメリットでしょう。

詳しくは公式ページをご覧ください。

Wrike

Wrikeは最先端のプロジェクト管理ツールであり、サードパーティー製品との連携と自動化、チームポテンシャルの強化などが可能になるツールです。サードパーティー製品との連携には、使用するツールの選択肢が広がることや費用面を抑えられるメリットがあります。また、自動化に制限のあるツールを自動化ワークフローに取り込むことも可能です。

さらに、Wrikeの新規プロジェクトタブ内で進行中のプロジェクトの進捗確認や担当者、添付ファイルなどを確認できます。この機能により、効率的にタスクをこなすことが可能です。結果、多くのタスクをこなせるようになり、チーム全体のポテンシャルが強化されるでしょう。

詳しくは公式ページをご覧ください。

Clickup

Clickupは、人工知能（AI）や時間追跡機能などさまざまな機能が搭載されているプロジェクト管理ツールです。多くのプロジェクト管理ツールは、他のアプリやツールと連携して業務を進めますが、Clickupはこのツール1つであらゆる作業と管理が可能になります。多様な機能を用いてコラボレーションや可視性の向上、作業の自動化を行い、効率的に作業できる環境を整えるのです。

また、Clickupに搭載されたAIは、学習しながら成長する高度な機能を持っており、使いやすさやカスタマイズ性に優れています。

詳しくは公式ページをご覧ください。

Notion

Notionの特徴は、タスクデータベースを活用し独自のホームを作成できることです。ボタンをクリックするだけで一連のアクションを行えるデータベースボタンを作成すれば、作業の効率化が大幅にアップします。各ステップを手動で実行する代わりに、ワークフロー全体を1つの操作で実行可能です。

また、カレンダー機能は、個人的な予定と仕事の予定を分けて記録できます。プロジェクトのインポートやマーケティングチーム向けのコンテンツカレンダーの作製も可能です。これらの機能を活用すれば、優先すべきタスクや今日の予定の確認などを素早く行えます。

詳しくは公式ページをご覧ください。

また、Notionはタスク管理以外にも様々なことができます。例えば、メール配信システム「ブラストエンジン」と連携すればNotionからメール配信も簡単に実現できます。

Notionとブラストエンジンの連携で実現できることや、連携方法の詳細はブラストエンジンの公式サイトでご確認ください。

公式サイト：ブラストエンジン

プロジェクト管理ツールを比較する際のポイント

プロジェクト管理ツールには、目的や用途別にさまざまな種類が提供されています。ここからは、プロジェクト管理ツールを比較する際に確認しておきたいポイントをご紹介しましょう。

クラウド型・オンプレミス型のどちらが自社に合うか

プロジェクト管理ツールにはクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。それぞれ特徴が異なるため、以下の表にまとめました。

	サーバー管理	セキュリティ性	オンライン環境	利用目的
クラウド型	不要	低い	必要	社内外の方と一緒にプロジェクト管理をしたい
オンプレミス型	必要	高い	不要	社内でのみプロジェクト管理をしたい

上記表から分かるようにそれぞれ長所・短所が異なります。利用目的によって、クラウド型かオンプレミス型かを選択しましょう。

セキュリティ性を重視するならオンプレミス型がおすすめですが、使用は社内のみに限られます。クラウド型であれば、インターネット環境さえあればどこからでも使用可能で、サーバーなどの設備も必要ありません。

必要な機能はあるか

プロジェクト管理ツールの利用を検討する際、業務に必要な機能が搭載されているかを忘れずにチェックしておきましょう。ツール導入前のチェックが不足していたためにやりたいことができない状況になってしまっては意味がありません。

例えば、メンバー間のコミュニケーションをより活発にしたいという目的でプロジェクト管理ツールを導入するのであれば、掲示板やコメント機能に優れたツールの選択が必要です。導入後に「このツールはタスク管理を効率的にすることが目的であり、掲示板やコメント機能は搭載されていない」ということに気づくようでは遅すぎます。このような状況を避けるためにも、導入前の機能チェックは大切です。

テンプレートは豊富か

プロジェクト管理ツールに搭載されているテンプレートは、必要事項を入力するだけでガントチャートや作業項目を可視化したカンバンを作成できます。

進捗状況の可視化を重視するなら、ツールの導入前に搭載されているテンプレートの確認が必要です。テンプレートの数も重要ですが、何の情報を可視化したいのか、このテンプレートを活用したらどのような可視化ができるのかまで細かく確認すると良いでしょう。

操作性に優れているか

初めてプロジェクト管理ツールを導入する場合、ツールのUIは分かりやすいデザインがおすすめです。UIデザインの分かりやすさは操作性の良さに直結します。例えば、シンプルなデザインかつドラッグ&ドロップだけの直感的な操作ができるようなツールを導入すると、初心者でも使いこなすまで時間がかからないでしょう。

ツールに搭載されている機能の豊富さだけを重視するのではなく、実際に使用する従業員が使いやすいかという視点でツールを選ぶとスムーズな導入が可能です。

無料トライアルは可能か

プロジェクト管理ツールの中には、無料トライアル期間を設けているツールもあります。無料トライアル期間のあるツールを導入し、現場の声を聞いてから有料プランへの切り替えを検討すると良いでしょう。

ツールの使いやすさと業務内容に合ったツールなのか試作してもらい、問題がないか確認します。また、実際に利用しているユーザーの口コミなども参考にすると良いでしょう。

適切な料金プランがあるか

プロジェクト管理ツールによって設定されている料金プランは異なりますが、基本的に従量課金制か月額固定制の料金プランが設けられています。従量課金制の場合、1アカウント×ユーザー数が料金として請求され、1アカウントの相場は月額500～1500円です。ただし、従量課金制の場合、ユーザー数に下限を設けているツールもあるため、規約をよく確認しましょう。

月額固定制の一般的な相場は、月額1万円から5万円で、ユーザー数の制限を設けていないツールが多いようです。つまり、月額固定制は、ユーザー数が多いほどお得にツールを利用できるようになります。

ツールを利用するユーザー数と求める機能などを考慮して適切な料金プランを選択しましょう。

まとめ

プロジェクト管理ツールの利用により、作業進捗の可視化や管理作業の効率化などが可能になります。しかし、プロジェクト管理ツールにはさまざまな種類があり、特化している性能も異なるため、目的に合った選択が重要です。例えば、メンバー間のコミュニケーションを活発にしたいのなら、掲示板やコメント機能が豊富なプロジェクト管理ツールを選ぶと良いでしょう。短期間でプロジェクトを遂行させなければならない場合には、タスクやスケジュール管理に優れたツールがおすすめです。

自社の雰囲気や業務内容に合った最適な管理ツールを使用して、プロジェクトの達成を目指しましょう。

Blog一覧