返信不可メール「noreply@ドメイン名」を使用すべきでない理由と対処法

Web上で買い物をしたりサービスの登録をすると、届く自動返信メールの中に、アドレスが「noreply@ドメイン名」となっているものを見かけたことがある方も多いのではないでしょうか。

あまり意識していない部分かもしれませんが、「no reply」を直訳すると「返信をするな」です。これについて、すんなり受け入れられる人もいれば、なんとなく印象が悪いと感じる人もいるかもしれません。また、自社で「noreply@ドメイン名」を使用して自動返信メールを送っているという人もいるでしょう。

メールは、ビジネスや日常生活における重要なコミュニケーション手段の一つです。しかし、多くの企業や組織が利用する「noreply@ドメイン名」のメールアドレスには、見過ごされがちな問題点が存在します。

この記事では、返信不可メール「noreply@ドメイン名」を使用しないほうが良い理由と、その対処法について解説します。

メールのnoreplyは返信不可

Web上の各種サービスに登録すると、ほとんどの場合、内容確認の自動返信メールが届きます。このときのメールアドレスに注目してみると「noreply@ドメイン名」が使用されていることが多いようです。

noreplyの意味

直訳すると「返信をするな@ドメイン名」ということになりますが、通常は「返信不可」として解釈されています。

これは言葉の通り、返信できない送信専用のメールアドレスから送信されていることが示されています。

 noreply@ドメイン名に返信をすると？

受信者が返信を試みても、そのメールは送信者に届かず、通常は自動応答によって「このメールアドレスには返信できません」といった旨のメッセージが返されます。

この設定は、メール配信の自動化や受信トレイの管理を目的として用いられますが、受信者とのコミュニケーションには不利な影響を与えることがあります。

noreply@ドメイン名で送信すべきでない理由

noreply@の意味を理解すると、ユーザーへの配慮が必要なことは重要といえます。しかし、他にもnoreply@ドメイン名を使用しないほうが良い理由もあるのです。

ここでは、なぜ、noreply@ドメイン名のメールアドレスで送信すべきでないか、4つの視点から解説します。

ユーザーへの印象が悪い

数多く届く問い合わせを見逃さないためにも、返信ができない送信専用のメールアドレスを使用する必要があるのは、ユーザーも理解してくれるでしょう。しかし、そのメールアドレスが「返信をするな@ドメイン名」という、まるで命令をするかのような内容では、企業のイメージに良い効果をもたらすとは思えません。

もちろん、気にならない人も多い内容であることは確かです。しかし、少なくとも「noreply@ドメイン名」というメールアドレスがプラスの印象を与えることはないのではないでしょうか。

登録後の自動返信メールはユーザーと最初の接点です。良い印象を持ってもらうために「noreply@ドメイン名」のメールアドレスを使用しないというのも手です。

ユーザーとの接点を逃してしまう

ユーザーがサービスに対して疑問を抱いたり、問題提起をしようと考えたりした際、メールは有効なツールです。時間を気にせず送れることも問い合わせへのハードルを下げることにつながっているのではないでしょうか。

ユーザーからの声は、大きな財産です。その声を届きやすくするためにも、メールを送りやすい環境を作ることが大切でしょう。

例えば、企業から届いたメールアドレスに直接返信できたらどうでしょうか。簡単に、返信するだけで声が届くとなれば、積極的に行動を起こしてくれるはずです。

届いたメールアドレスには返信できない、わざわざ問い合わせフォームを探すなどの手間がかかると、問い合わせ自体をやめてしまうかもしれません。

メールアドレスの仕様ひとつで、ユーザーからの貴重なフィードバックを逃す恐れがあります。ユーザーが声を届けやすいようメールアドレスひとつから配慮をすることは、ユーザーの満足度を上げるだけでなく、企業への良いイメージの獲得にもつながるでしょう。

迷惑メールとして扱われる可能性がある

メーラーのスパムフィルターは、詐欺メールや迷惑メールを特定するためにあります。noreply@ドメイン名などを使用した不特定アドレスは、フィルタにかかってしまいやすいので注意しましょう。

配信したメールへの返信やクリックなど、ユーザーからのアクションが少ないと、迷惑メールであると判断され、最悪の場合メールが届かなくなってしまう恐れがあるのです。

迷惑メールとして扱われることを避けるためにもnoreply@ドメイン名は使用すべきではないでしょう。

一部の国では法的に問題がある

ヨーロッパの一部の国では、メールを一斉送信する際、そのメールに対する返信をモニタリングしなければならないという法律があります。

noreply＠ドメイン名というメールアドレスは、送信専用であるため、そもそも返信を受け取れません。このことから法律に違反する恐れがあるのです。

国際的に展開している企業や、海外からの問い合わせがある企業にとっては、特に注意すべき内容でしょう。

返信不可メールの注意点・対処法

返信不可メールのネガティブなイメージを回避するにはどうすれば良いのでしょうか。注意点と対処法について解説します。

返信可能なメールアドレスから送信する

おすすめの方法は、返信可能なメールアドレスからメールを送信することです。「info@ドメイン名」「support@ドメイン名」など、企業や部署が共通して利用しているメールアドレスなどを設定するとよいでしょう。

自動返信メールはどうしても味気ない印象を持たれてしまうため、担当者の署名を入れるなどのひと工夫により、よりもてなす意思を伝えられます。 

メールは常にモニタリングし、返信や問い合わせがあれば対応する必要があるため、手間やコストがかかるように感じるかもしれません。しかし、ユーザーフレンドリーであることはサービスや企業のイメージアップにつながるため、結果的により多くのプラスを生むでしょう。

問い合わせ先のメールアドレスやフォームを紹介する

システム上、送信メールアドレスと受信メールアドレスを分けたほうがよい場合もあります。また、問い合わせなどを見逃さないためにも、受信メールのアドレスをあえて一つに絞り対策している企業もあるのでしょう。

その場合は、メールの本文にて問い合わせ先のメールアドレスやお問い合わせフォームへのリンクを紹介する方法が有効です。

ユーザーが問い合わせをするまでの導線を整えることで、ユーザーの声を聞きもらさないよう気を配ります。

返信の際に使用するメールアドレスは上述したような「info@ドメイン名」「support@ドメイン名」などを選ぶとわかりやすくなります。

注意書きを記載する

どうしてもnoreply@ドメイン名からメールを配信する必要がある場合は、受付メールの本文中に送信専用である旨の注意書きを記載しましょう。

例えば「このメールは送信専用のメールアドレスから自動送信しています。返信を頂いても受信できないため、お手数ですがお問い合わせなどはホームページのお問い合わせフォームよりお願いいたします」などの文言を記載します。

noreply@ドメイン名が送信専用だと知らず、返信するユーザーもいるはずです。届いたメールに返信したのに回答がなければ、サービスに対して不満を抱くでしょう。

このような、注意書きを載せておくだけでも、親切な印象を与えられます。

自動返信メールはブラストエンジン(blastengine)を使って配信する

注文確認、パスワードリセットなどのトランザクションメールを配信したい場合は専用のメール配信システムを利用しましょう。

APIを使用してメールを送信する際に、「reply_to」パラメータに返信を受け取りたいアドレスを設定することで、「差出人アドレス」とは別に「返信先アドレス」を設定することができます。

blastengineとは

ブラストエンジンは、SMTPリレーサーバーを使用して、簡単に大量のメールを高速配信することが可能です。さらに、メールサーバーを必要とせず、API経由でメールを送信する仕組みも提供しています。

ブラストエンジンは、サーバーの運用やメンテナンスを行っているため、常に高いIPレピュテーションを維持しながら、安全にメールを送ることができます。

以下のような課題がある場合は、ブラストエンジンの利用を検討してみることをおすすめします。

• 自社のIPアドレスやドメインがブラックリストに登録されていて、メールが届かない場合
• 国内キャリアにメールが届かず、対応方法がわからない場合
• 自社でメールサーバーを管理・運用したくない場合

また、ブラストエンジンは各メールプロバイダーや携帯キャリアのドメインに最適化されており、大規模なネットワークを経由してメール配信を行うことで、日本国内での到達率を圧倒的に高めています。

利用料金は月額3,000円からとコストパフォーマンスにも優れており、メールだけでなく、日本語での電話サポートにも対応しています。

メールアドレスの入力のみで無料トライアルが可能ですので、まずは気軽にお試しください。

まとめ

送信専用の「noreply@ドメイン名」というメールアドレスは、「no reply=返信をするな」という意味であり、受け取った側に良い印象を与えるものではありません。

システム上送信用メールアドレスと受信用メールアドレスを分ける必要がある場合などは、ユーザーからの声を漏らさない対策が必要です。メール本文に問い合わせの際の導線を明記すると効果的でしょう。

また、「noreply@ドメイン名」は迷惑メールとして判定される可能性があり、せっかくの情報がユーザーに届かない恐れがあるため、使用するアドレスには注意しましょう。

自動返信メールは、ユーザーと企業の最初の接点です。はじめに好印象を残せば、企業イメージも良いものになります。本記事にて、紹介した対処法に取り組んでみてはいかがでしょうか。