トランザクションメールとは？種類や特徴、効果を高めるポイントを解説

2024年5月20日

現代のビジネスコミュニケーションにおいて、トランザクションメールは重要な役割を果たしています。トランザクションメールは、ユーザーの行動を基に、あらかじめ設定されたシステムにより自動で送信されるメールのことです。

例を挙げると、通販サイトで買い物をした際に送られてくる購入完了メールや、Webサービスに会員登録した時の会員登録完了メールなどがあります。トランザクションメールは、企業とユーザーの信頼関係にもつながる、重要なメールといえるでしょう。

この記事では、トランザクションメールの種類や特徴、効果を高めるポイントなどを解説します。

トランザクションメールとは

トランザクションメールは、顧客の行動に基づいて自動的に送信されるメールです。ユーザーの取る行動を「トリガー」といい、トランザクションメールは「トリガーメール」や「通知メール」とも呼ばれています。

具体的なトランザクションメールの例を、以下に挙げました。

会員登録完了メール
注文確認メール
商品の発送通知
納品書（購入明細書）メール
商品再入荷のお知らせメール
買い忘れ防止メール
パスワードのリセットメール　など

ビジネスと顧客の間で行われる取引やイベントが直接的なトリガーとなり、個々の顧客に特化してパーソナライズされた情報を提供するため、高い開封率とクリック率が期待されます。

反対に、これらのメールは必ず届かなければいけないメールだと言うとことができます。昨今のキャリアによる迷惑メール対策やGmail送信者ガイドライン変更などからも、メールを確実に届けることは非常に難しくなってきています。

そんなときは後述するブラストエンジンのような、メールリレーサービスを活用するとよいでしょう。

トランザクションメールの役割

トランザクションメールは、ユーザーのトリガーに対して、即座にメールが届くことで、ユーザーからの安心感と信頼を得られるでしょう。また、顧客が自身で問いあわせる煩わしさなどを解消することができます。

このように、企業がユーザーに対して、円滑で気が利くコミュニケーションを取ることで、企業のブランドイメージを向上させる役割を持ちます。

例えば、通販サイトで買い物をした際、注文確認メールが届かなければ、購入者は「ちゃんと購入できたのか」と不安になるかもしれません。

今ではこのような自動通知メールは当たり前になっていますが、企業にとってもユーザーにとっても非常に重要な役割を果たしていると言えるでしょう。

マーケティングメールとの違い

トランザクションメールとマーケティングメールはその目的と使用されるタイミングが異なります。マーケティングメールは、企業が保有する顧客リストにメールを配信し、リピーターや集客を実現するためなど、プロモーションや販促活動を目的に送信するメールのことです。

主なマーケティングメール例は、以下の通りです。

メルマガ（メールマガジン）

メルマガは、マーケティングメールの中で一般的な手法です。サービスに会員登録したユーザーに対し、キャンペーンや商品、タイムセールなどのお知らせを一斉送信します。

ターゲティングメール

ターゲティングメールとは、属性や地域などの条件の合ったユーザーにのみ配信するメールのことです。例えば、ユーザーの近隣店舗限定キャンペーンや、お誕生日限定クーポンなどのメールを配信します。対象のユーザーのみに配信しているため、メールへの反応率向上が期待できます。

ステップメール

ステップメールとは、特定の時点を設定し、あらかじめ設定したメールを順次配信する仕組みのメールです。例えば、セミナーに参加した後や資料請求後などに配信されます。

トランザクションメールの種類

トランザクションメールのなかには、ウェルカムメールやサンキューメールと呼ばれるメールなどがあります。ここでは、トランザクションメールの種類とその内容について見ていきましょう。

ウェルカムメール

ウェルカムメールとは、自社のサービスに会員登録したユーザーに向けて配信するメールのことです。通販サイトや自社が提供するサービスに加えて、メルマガの登録時にも送信する場合があります。そのため、企業と顧客が初めてつながる重要なタイミングともいえるでしょう。

ウェルカムメールでは、販売促進よりもサービスを体験してもらうきっかけにつながるようにアプローチするのがポイントとなります。

サンキューメール

サンキューメールとは、通販サイトで商品が購入された際に、顧客に感謝を伝えるメールのことです。通販サイトは、直接接客をする機会がないため、サンキューメールにより企業の印象が決まるともいえるでしょう。

また、サンキューメールは一般的なメルマガよりも開封率が高く、リピーターの獲得に大切なツールとして注目を集めています。追加購入を促すクーポンや次回の購入に向けた特別オファーを提示することでリピート率を高めることができます。

アカウントに関する通知メール

会員ユーザーが、パスワードや電話番号などのアカウント情報を変更したタイミングで「登録情報の変更が完了しました」と通知を送るメールも、トランザクションメールの一つです。

その他、アカウントに関する通知メールには、以下のような内容も含まれます。

たまったポイントを利用したタイミングで、ポイント利用履歴を送信する
不正アクセスや心当たりのないログインをされた時に、お知らせメールを送信する
ユーザーがパスワードを忘れて、「パスワードを忘れた」をクリックした際に、再登録用のリンクを送信する

レビューの依頼

顧客が商品を購入した際に、商品のレビューを依頼するメールを送るケースがあります。レビューの依頼自体は、マーケティングに分類されますが、商品の購入がきっかけで送信するメールであるため、トランザクションメールに該当します。

レビューやフィードバックを依頼するには、入力フォームのURLを送信し、回答したユーザーへ割引クーポンなどのお礼を配布することが一般的です。

オフライン行動と連動したメール

トランザクションメールは、ユーザーのインターネット上での動きに合わせるだけでなく、オフラインの行動と連動したメールも送信可能です。

例えば、放課後児童クラブや学習塾などの入退室管理システムを利用し、児童の入退室時間を保護者へリアルタイム通知する使用方法もあります。

API連携ができるメール配信を活用することで、様々なシステムと連携でき利用シーンが広がるでしょう。

トランザクションメールの特徴

トランザクションメールには、ユーザーの行動に合わせた、リアルタイム性や確実性などが求められます。それらの特徴についてみていきましょう。

リアルタイム性

トランザクションメールに遅延は許されず、リアルタイムな対応が求められます。

例えば、パスワードを忘れたユーザーに再設定用のリンクを送る際に応答が遅れてしまうと、ユーザーは不信感を抱いてしまうでしょう。そのため、ユーザーの行動に、できる限りリアルタイムで反応できるようにしなければなりません。

そのため、メールの遅延が起きないように気を付ける必要があります。

確実性

トランザクションメールには、確実にメールを届けることが求められます。

なぜなら、ユーザーにとって重要な情報が記載されているケースが多いからです。送ったメールに対しての応答が届かなければ「正しく送れていないのかもしれない」と不安に思うユーザーもいるかもしれません。

「メール」においては、昨今の迷惑メール増加の影響も有り、国内キャリアなどはセキュリティを強化しています。そのため、メールを確実に届けようと思うと専門的な技術が必要となるのです。

その他にも、メールサーバーの管理やバウンスメールの管理などメールに関する業務は様々あります。そのような煩わしさは専門ツールを使うことで簡単に解消できます。

おすすめのツールは以下の記事で詳しく紹介していますので参考にしてください。

ユーザー同意が不要

メールマガジンのようなマーケティングメールを送るためには、迷惑メール防止法（特定電子メール法・特定商取引に関する法律）に注意しなければなりません。

迷惑メール防止二法では、メール受信者の同意を事前に取ることが義務付けられています。

一方、トランザクションメールは、販売促進や広告目的ではないメールのため、原則ユーザーの同意が必要ありません。

トランザクションメールの効果を高めるポイント

トランザクションメールを送るだけでは、メールの開封率やユーザーの満足度が向上しない場合があります。ここでは、トランザクションメールの効果を高めるポイントを見てみましょう。

簡潔でわかりやすいメールにする

トランザクションメールは、簡潔でわかりやすいメールにすることが大切です。

例えば、予約内容の確認やパスワードのリセットなどのケースでは、ユーザーが必要としている情報へすぐにたどり着けるよう、簡単なメールが好まれます。多くの情報を盛り込んでしまうと、重要な情報がわかりづらくなるどころか、ユーザーが不満を抱くかもしれません。

そのため、ユーザーが求める情報を簡潔に伝えられるように、あえてシンプルなデザインを工夫してみましょう。

目立つCTAを入れる

メールを読んだユーザーに対してアクションを促せるよう、目立つCTAを入れましょう。

CTAとは、日本語では「行動喚起」と訳され、具体的な行動に誘導できるようWeb上に設置されたテキストやバナーのことです。おすすめの商品をCTAとしてメールに組み込むと、より効果的に購入を促せるでしょう。

メールを受け取った顧客が視覚的にすぐ把握できるように、配置やデザインの工夫も大切です。ただし、CTAを多く入れすぎてしまうと、興味が分散し実際にクリックする数が減ってしまう傾向にあります。そのため、メール1通あたり1～2つのCTAに絞るとよいでしょう。

ユーザーにとってメリットのある内容にする

ユーザーにとってメリットのある内容にすると、トランザクションメールの効果が高まります。

例えば、新規でアカウントを作成したユーザーへ、メールを通して次にどのようなアクションを取ればよいか誘導するとよいでしょう。チュートリアルや便利な機能を記載すると、ユーザーのメールへの満足度も高まります。

また、サービスが通販サイトであれば、商品購入ページの記載だけでなく初回限定クーポンやキャンペーンなども案内すると、購買意欲の向上も期待できるでしょう。

オプトアウトを用意しておく

トランザクションメールは、同意を得なくても送信できる「オプトイン」不要のメールですが「オプトアウト」を用意することもおすすめです。

メールにおけるオプトアウトとは、メールを拒否・停止することをいい、反対にメールの受信を許可することをオプトインといいます。オプトアウトの仕組みでは、メールの送信は自由ですが、受け取りを拒否したいユーザーは、個別に受信を拒否する設定を行います。メールの文章内にオプトアウトの可能な記載がなければ、迷惑メールとして判定される恐れもあるようです。

しかし、ユーザーに必要なメールも全て拒否してしまっては、重要な情報も届かなくなります。そのため、メールの配信を許可・停止するだけでなく、受信したいメールの種類をユーザーが自由に選べるよう、設定するとよいでしょう。

確実に届いているかを確認する

トランザクションメールは、ユーザーにとって重要な内容である場合が多く、メールが届かなければクレームや信頼損失につながる恐れがあります。

メールは同意を得なくても送信可能ですが、受信者がメールアドレスをブロックしていたり、迷惑メールフォルダに受信されていたりするケースも少なくありません。特に、携帯のキャリアメール（docomoやauなど）やメールサービス（GmailやYahoo!メール）は、各事業者で迷惑メールの対策を取っているため、迷惑メールフォルダに振り分けられる場合があるでしょう。

そこで、トランザクションメールを確実に届けるために、到達率を高める必要があります。各事業者からのスコア（評判）を高めると、迷惑メールに振り分けられる割合が低くなります。

メールを送信する企業が行うべき対策は、以下の通りです。

エラー処理を適切に行う
ドメインやIPアドレスの評価を下げないように運用を行う
携帯キャリア各社のメールを受信する仕組みに合わせて、キャリアによるブロックを適性に回避するシステムを構築する
ドメインやIPアドレス、サーバーのチューニングと監視を行う

直近ではGmailから送信者ガイドラインの変更が発表されており、Gmail宛に1日5,000通以上のメールを送信する場合は、SPF・DKIM・DMARCの送信ドメイン認証が必要などの要件を設定しています。

詳しくは以下の記事で解説していますので参考にしてください。

トランザクションメールにおすすめのメールリレーサービス

先述したように、トランザクションメールは遅延なく確実にメールを届けることが必須となります。そのためには、専門のシステムを利用しましょう。

トランザクションメール配信に利用すべきサービスはメールリレーサービスです。API連携またはSMTPリレーでメールを配信することでメール到達率を高めます。

メールリレーサービスとは？

メールリレーサービスは、送信元と送信先の間で他のサーバーを中継し、安定したメール配信を提供するサービスです。

メールリレーサービスが必要とされる背景には、一般的なインターネットサービスプロバイダのメールサーバが、1日で送信できるSMTPリレー数に制限をかけていることが挙げられます。

プロバイダが制限を設けている理由は、迷惑メールを防ぐためです。SMTPリレー数の制限を超えることはできないため、多くのユーザーへメールを配信するメールマーケティングでは、既存のプロバイダを利用するのは向いていません。SMTPリレーサービスであれば、大量のメッセージを一斉配信しても迷惑メールと扱われづらく、サーバの保守管理も不要です。

まとめ

トランザクションメールは、ユーザーの行動によって自動的に送信されるメールのことです。サンキューメールやウェルカムメール、アカウントの通知メールなどの種類があります。

商品の購入明細やアカウント情報など、ユーザーにとって重要な情報が記載されていることが多くあるため、メールをリアルタイムで確実に届けることが大切です。

また、ユーザーにメリットのある内容にしたり、目立つCTAリンクを盛り込んだりすれば、メールの開封率やクリック率が高まります。

適切な運用を行えば、顧客満足度や企業の信頼度が向上するため、ユーザーに寄り添ったトランザクションメールを配信しましょう。

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