メール送受信の仕組みを基本から解説！エラーの種類と対処法も
メールは現代社会において欠かせないコミュニケーションツールの一つです。チャットサービスなどの台頭もありますが、特にビジネスにおいてはまだまだメールが使われています。
しかし、その基本的な仕組みや、送受信時に遭遇する可能性のあるエラーについて詳しく知る機会は意外と少ないものです。本記事では、メールの送受信に必要な要素から始め、メールがどのようにして送られ、受け取られるのかの基本的な流れ、そして通信プロトコルの役割について分かりやすく解説します。
また、メール送受信時に発生しやすいエラーの種類とその対処法、メールソフトやメールサーバーの役割、SMTP、POP、IMAPといった通信プロトコルの違い、そしてポート番号の意味など、メールの世界を構成する基本的な要素を一つ一つ丁寧に説明していきます。
さらに、送信メールが届かない場合の原因と対処方法、メール送受信におけるよくあるエラーとその解決策についても触れていきますので、この記事を通じてメールの基礎知識を深め、送受信のトラブルに直面したときに冷静に対処できるようになりましょう。
2024年2月からGmail送信者ガイドラインが変更され、Gmail宛に1日5,000以上のメールを送信する場合はSPF・DKIM・DMARCの設定が必要など、様々な対応をする必要があります。
詳しくは以下の記事を参考にしてください。
関連記事：Gmail送信者のガイドライン変更の内容と対応方法を”１から”解説！
関連記事：Gmail送信者ガイドライン対応のメール配信システム5選【2024年2月対応】
メール送受信に必要なもの
メールの送受信には、メールソフトとメールサーバーが欠かせません。メールソフトとメールサーバーの関係は、郵便ポスト（メールソフト）、郵便局（メールサーバー）にも例えられ、それぞれの働きがあってはじめて、メールは正しく届けられます。
まずは、それぞれの役割や仕組みについて解説します。
メールソフト
メールの送受信にはメールソフトを利用しており、別名メールクライアントとも呼ばれています。OutlookやWindows Mail、Thunderbird、Mac Mailなどが代表的です。最近ではGmailやYahoo!メールなどのWebメールが使われるケースも多いです。
メールソフトの主な役割は、データの操作をサーバーに伝えることです。データの操作とは、アカウントの登録、メールの送受信、メールの閲覧などを指します。
メールサーバー
作成されたメールを、インターネットを経由し相手に届けることがメールサーバーの役割です。詳しくは後述しますが、メールの送受信では、SMTPサーバーやDNSサーバーなどさまざまなメールサーバーの連携により送受信を成立させます。
メール配信の仕組み
メールを配信するためには、いくつかの手順を踏む必要があります。
- メールの作成と送信
ユーザーはMUAを使用してメールを作成し、送信します。MUAはメールをMTAに渡します。 - メールの転送
送信者のMTAはメールをインターネット上で次のMTAに転送します。これが必要に応じて複数回行われ、メールは受信者のドメインにあるMTAまで転送されます。 - メールの配達
受信者のドメインにあるMTAは、最終的にメールをMDAに渡します。MDAはメールを受信者のメールボックスに配達します。 - メールの受信
受信者は自分のMUAを使用してメールボックスにアクセスし、メールを読むことができます。
ここではメール配信の大まかな流れを把握できていれば問題ありません。MUA・MTA・MDAそれぞれの詳細は以下の記事で詳しく解説しています。
メール送受信に関わる通信プロトコル
通信の約束事、または規格のことを通信プロトコルといいます。ネットワークを介してデータをやり取りするには通信プロトコルに従わなければなりません。
続いては、メール送信で使われる通信プロトコルについて詳しくみていきます。
通信プロトコルとは
人間の会話も通信の一種でしょう。会話には「言語」という共通の約束事がないと相手に意味を伝えられません。
パソコン同士の場合、通信プロトコルが会話の言語にあたり、通信するための約束事です。メールには送信時と受信時に通信プロトコルを使用します。
SMTP
SMTPは、ネットワーク経由でメールを伝送するための通信プロトコルで、送信側の手順を示します。SMTPの規格に従い、サーバーを経由しメールは正常に送信されます。
POP
POPは、SMTPとは反対にメールを受信するための通信プロトコルです。
受信者がメールをメールサーバーから受け取る際に使用されます。POPを使用すると、原則としてサーバーに届いたメールはすべてメールソフト側にダウンロードされます。受信済みのメールはサーバー側から削除され、メールを受信した端末にデータが保存されるため、複数の端末でメールを閲覧する際には向いていません。
IMAP
IMAPはPOPと同じく、メール受信に関わる通信プロトコルです。IMAPの場合、メールサーバーにメールが届くとインターネットを介してメールソフトで参照できるようになります。そのため、スマートフォンやPCなど、複数の端末で同じメールを読めるのがIMAPのメリットです。
しかし、メールサーバーにデータが残る点はIMAPのデメリットでもあります。自身でメールを削除するなどしないと、容量が少ないサーバーの場合、すぐに容量が一杯になってしまうためです。
ポート番号とは
各種通信プロトコルとは切っても切り離せないのがポート番号でしょう。ポート番号とは、どのプロトコルでデータをやり取りするのかを判別するためにつけられた番号のことで、複数の相手と同時にインターネット接続を行うために必要なものです。IPアドレスの下にあるサブアドレスがポート番号にあたります。
IPアドレスは、現実世界で言うところの住所であり、ポート番号はアパートやマンションの部屋番号にあたるものと考えるとわかりやすいでしょう。
メール送受信の仕組み
メールの送受信にはメールソフトとメールサーバーが必要であり、その際に約束事として通信プロトコルが使用されることがわかりました。それでは、実際のメール送受信はどのような工程を経るのでしょうか。
ここでは、メール送信の仕組みと各サーバーの役割について詳しく解説します。
メール送受信の全体像
メールを作成して送信すると、送信側のSMTPサーバーを経由し、DNSサーバーでIPアドレスなどを照合した後に、受信側のSMTPサーバーに届けられます。このように、メールの送信時は複数のメールサーバーを経由しているのです。
それぞれのメールサーバーの役割について、詳しく確認していきましょう。
SMTPサーバー
SMTPサーバーは、メールの送信に関するサーバーです。
具体的には「メールソフトから送信されたメールを受け取る」と「相手側のメールサーバーを見つけ、メールを転送する」という2つの役割を担っています。SMTPサーバーがなければメールを送信できないため、メールの仕組みにおいて重要な存在といえます。
POPサーバー
POPサーバーには、SMTPサーバーによって送られてきたメールを受信し保管する役割があります。
配送されてきたメールはPOPサーバーに一度保管され、次にメールソフトのメールボックスにダウンロードされるという仕組みです。前述の通信プロトコルとしてのPOPの解説のとおりですが、POPサーバー内にはデータが残らないため、複数の端末からメールを管理したい場合には向いていません。
IMAPサーバー
IMAPサーバーは、POPサーバーと同じく届いたメールを取り込むのが役割です。
こちらも前述した通信プロトコルとしてのIMAPの解説と同様、IMAPサーバーはメールをサーバー内に残すことが可能で、メールがサーバー内に残るため、スマートフォンやパソコンなど、端末を変えても同じメールを読むことができます。
なお、近年ではスマートフォンを使用するユーザーの増加により、IMAPサーバーが主流になっています。
DNSサーバー
DNSサーバーは、相手側のIPアドレスを割り出すサーバーです。SMTPサーバーから依頼を受け、宛先メールアドレスのドメイン部分からIPアドレスを導き出します。IPアドレスはインターネット上の住所のことで、メールを相手の受信サーバーに届ける際に重要な情報です。
そもそも、コンピュータはアルファベットの文字列で表現されるドメインのままでは、メールの送信先を特定できません。送信にあたって、ドメインをIPアドレスに変換する必要があるのです。
なお、DNSサーバーには他のパソコンのIPアドレスと自身のIPアドレスが重複しないよう管理する役割もあります。
送信メールが届かない原因と対処方法
メールが届かない原因として、送信側に問題がある場合と受信側に問題のある場合があります。
ここでは、双方のメールが届かない原因と解決法について解説します。
送信側に原因があるもの
送信側に原因があるものとして、5つの例を挙げます。
送信先のメールアドレスが間違っている
送信側によくある原因の一つに、送信先のメールアドレスが間違っていることが挙げられます。
この場合、メールアドレスの変更や携帯電話の解約によるメールアドレスの削除なども考えられるでしょう。宛先が存在しない場合、「User Unknown」とエラーが書かれたバウンスメールが送信者に返ってきます。
メールアドレスが間違っていなければ、別の手段で相手の新しい送信先を確認しましょう。
また、配信エラーとなるアドレスが多く含まれると迷惑メールと判定されてしまうリスクがあります。例えば、メルマガのように大量のメールを一斉送信する場合は、ブラストメールなどの配信エラーとなるメールアドレスを自動的に除外するメール配信システムを使うことで、配信リストを常にクリーンな状態に保つことができます。
メルマガなど大量のメールを一斉送信する場合は、必ずメール配信システムを利用するようにしましょう。
添付ファイルのサイズが大きすぎる
メールにはファイルを添付できますが、送信可能なファイルサイズが決まっています。添付ファイルのサイズが大きすぎるとメールサーバーに送信できず、メールが届かないことがあるのです。
また、メールサーバーの設定により、受信可能なファイルサイズを制限している場合もあります。そのため、ファイルを圧縮して添付したり、複数のメールに分けて送信したりするなどの工夫が必要です。
もしくは、ファイル送信サービスの利用も検討するとよいでしょう。
受信側で迷惑メールと判断されている
受信サーバーでは、蓄積されたデータをもとに悪質な迷惑メールを判別しています。サーバーが迷惑メールと認識すると、メールの受信は遮断されるため、受信側にメールは届きません。
メールの送信者は、悪意のないメールが迷惑メールと判定されないために、以下のポイントに注意しましょう。
- メールの送信ドメイン認証（SPFやDKIMなど）の対応をする
- エラーアドレスの割合が高い配信リストを使用しない
- オプトイン、オプトアウトの方式を取る
- 「出会い」や「無料」といったスパムメールに頻繁に使用されている単語を使用しない
- 本文を飾る線や記号などを多用しない
- 安全性の低いWebページに誘導するURLを本文中に記載しない
- 短縮URL作成ツールを使用したURLを本文中に記載しない
なお、迷惑メールとして判断されないように、受信者側に「ホワイトリスト登録」を行ってもらう方法も効果的です。
迷惑メールと判断されてしまう要因について、詳しくはこちらの記事でも解説しております。併せてご覧ください。
送信元の認証設定ができておらず迷惑メールと判定されている
昨今ではなりすましメールを排除することを目的に、「SPF」「DKIM」「DMARC」といったさまざまな方式の送信ドメイン認証が用いられています。これらを設定していない場合、なりすましメールの恐れがあるとして、迷惑メールに振り分けられてしまったり、メールが届かない恐れがあるのです。
SPF、DKIMについてはこちらの記事で設定方法などを紹介していますので、ぜひご覧ください。DKIMの記事ではDMARCについても併せて説明しています。
ブラックリストに登録されている
送信元のドメインやIPアドレスがブラックリストに登録されているとメールが届かないリスクが高くなります。
ブラックリストは複数の団体が管理しており、スパマーと疑われると迷惑メールアドレスのリストに登録されます。リストは、迷惑メールのフィルタリングやブロックに活用するため、各通信会社や企業に広く提供されています。
もしブラックリストに登録されると、他の団体のブラックリストにも次々と登録され続けてしまうため、迅速に登録解除を申請する必要があります。ブラックリスト共有サービスの利用やメールプロバイダへの問い合わせなどを行い、ブラックリストに登録されているか確認しましょう。
なお、受信側が送信側のメールアドレスを「ホワイトリスト」に追加することもできます。ホワイトリストとは、メールの受信を許可するリストのことで、ホワイトリストに特定のメールアドレスを追加すると、確実にメールを受信できるようになります。
ブラックリストに関しては以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。
受信側に問題があるもの
次に、受信側に原因があるものとして、3つの例を挙げます。
送信先メールアドレスの伝達ミス
伝えたメールアドレスにスペルミスがあったり、伝えたメールアドレスから他のメールアドレスに変更したりしていたなど、送信先メールアドレスの伝達ミスは受信側に起こりやすい事例です。特にメールアドレスの変更を行う際には、登録情報を更新してもらえるようあらかじめ呼びかけを行いましょう。
なお、存在しないメールアドレス宛にメールを送信した場合、エラーメッセージが返ってくるようになっていることがほとんどです。
受信ボックスの容量不足
メールソフトの受信ボックスの設定や仕様によっては、受信ボックスがいっぱいでメールを受け取れない場合があります。古いメールの削除について何も設定をしていなければ、メールはたまり続ける一方です。受信ボックスがいっぱいになると新しいメールを保存できず、結果メールが届かないという事態を招いてしまいます。
受信ボックスに入ったメールは一定期間で削除するような設定をし、さらに定期的に不要なメールを削除するなどのメンテナンスを行うことが大切です。
迷惑メールに設定している
頻繁に送られてくる迷惑メールへの対策で、迷惑メールの受信拒否設定をしている方もいるでしょう。迷惑メールの受信拒否設定では、許可しているアドレスやドメイン以外からのメールは受信しない、携帯電話キャリアからのメール以外は受け取らないといったことができてしまいます。そのため、受信拒否の設定によって本来受信すべきメールまで迷惑メールとして扱われている恐れがあるのです。
対処法としては、送信者から受信者に向けて、あらかじめ自身のアドレスやドメインからのメールを受信できるようにしてもらうといった注意喚起を行うとよいでしょう。
メール送受信におけるよくあるエラーと対処法
日々たくさんのメールを扱っていれば、メールの送受信時にエラーが出てしまうこともあります。エラー発生時でも、生じやすいエラーやその対処法について知っていれば、慌てずに対応できるでしょう。
最後に、よくあるメール送受信におけるエラーを6つ解説します。
451エラー
451エラーには、メールの送受信処理中にエラーが発生したため、要求された処理が失敗したという意味があります。受信側のサーバーエラーで発生するのがほとんどです。
一時的なエラーであることが多いため、ある程度時間をおいてから再度送信してみましょう。
550エラー
550エラーは、宛先に指定したメールボックスが存在しないか、メールボックスが利用できない状態であるため、要求された処理が実行できないことを意味しています。
「Host unknown」というエラーはドメイン名（@の右側）を間違えている場合に、「User unknown」というエラーはアカウント名（＠の左側）を間違えている場合に表示されます。
宛先を間違えていないか確認し、再度送信してみましょう。
551エラー
551エラーは、受信者が存在しないという意味です。
送信しようとした宛先が有効ではない可能性があるため、[forward-path]に表示されたアドレスへの転送を試してみましょう。
552エラー
552エラーは、相手のメールボックスが容量を超過しているために、要求された処理が実行できないことを意味します。
プロバイダによっては受信メールの容量に制限をかけているため、送信先に確認しましょう。また、容量の大きなメールを送信する場合は分割、圧縮などを行うことをおすすめします。
553エラー
553エラーは、サーバーに認証されていないユーザーがメールを送信しようとした時に表示されます。メールサーバーはメールの送信前に送信者（From）のアドレスが正しいかをチェックしますが、このエラーメッセージが出る場合、サーバーに存在しないユーザーがメールを送信しようとしていることになります。
送信者のメールアドレスに間違いがないか再度確認してみましょう。
554エラー
554エラーは、メールの転送処理に失敗した、もしくは接続開始時の応答であればSMTPサービスが存在しないことを意味します。
エラーメールにエラーが出る理由が記載されているため、確認しましょう。
メールが届かない場合はメール送信用のシステムを利用する
メール配信の課題を解決するためには、専用のメール配信システムを利用することが最適です。メール関連の作業は複雑で分かりにくいため、自社内でエンジニアを雇っていても問題解決には時間がかかるでしょう。
さらに、メールの配信に問題が続いてしまうと、ビジネスにとって致命的な状況になります。そのため、月額料金が安く、実績のある信頼できるサービスを利用することをおすすめします。
メールの利用シーンは大きく3つあります。
- 会員登録時や決済情報の通知などに使用するシステムメール
- 社内のSMTPサーバの代替として利用するSMTPメール
- メルマガ配信などの一斉送信
1つ目と2つ目の場合、SMTPリレーサービスの「ブラストエンジン(blastengine)」を活用することがおすすめです。3つ目のケースでは、シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」を利用することが最適です。
それぞれの詳細について、以下で詳しく説明します。
SMTPリレーサービス「ブラストエンジン(blastengine)」の活用
ブラストエンジンは、SMTPリレーサーバーを使用して、簡単に大量のメールを高速配信することが可能です。さらに、メールサーバーを必要とせず、API経由でメールを送信する仕組みも提供しています。
ブラストエンジンは、サーバーの運用やメンテナンスを行っているため、常に高いIPレピュテーションを維持しながら、安全にメールを送ることができます。
以下のような課題がある場合は、ブラストエンジンの利用を検討してみることをおすすめします。
- 自社のIPアドレスやドメインがブラックリストに登録されていて、メールが届かない場合
- 国内キャリアにメールが届かず、対応方法がわからない場合
- 自社でメールサーバーを管理・運用したくない場合
また、ブラストエンジンは各メールプロバイダーや携帯キャリアのドメインに最適化されており、大規模なネットワークを経由してメール配信を行うことで、日本国内での到達率を圧倒的に高めています。
利用料金は月額3,000円からとコストパフォーマンスにも優れており、メールだけでなく、日本語での電話サポートにも対応しています。
メールアドレスの入力のみで無料トライアルが可能ですので、まずは気軽にお試しください。
シェア1位のメール配信システム「ブラストメール」の活用
ブラストメールは、13年連続で顧客導入シェア1位を獲得している信頼性の高いメール配信システムです。ブラストエンジンとは異なり、メルマガなどのメール一斉送信に利用することができます。
このメール配信システムの特徴は、使いやすさとコストパフォーマンスの高さです。さまざまな業種や官公庁でも利用されており、定番のメール配信システムとして広く知られています。
迷惑メール対策機能はもちろん、セグメント配信や効果測定、HTMLメールエディタなど、基本的な機能がすべて揃っています。最も安いプランでも、月額4,000円以下で導入することができます。
シンプルで安価なため、初めてメール配信システムを利用してみたい方にもおすすめです。無料トライアルも用意されているので、まずは試してみることをお勧めします。
まとめ
メールの送受信には「メールソフト」と「メールサーバー」が必要です。メールソフトとメールサーバーは、郵便ポスト（メールソフト）と郵便局（メールサーバー）の関係にあたります。
メール送受信の一連の流れとエラーコードの意味を把握していれば、どこでどのように対処すべきかわかるため、エラーが発生しても安心です。そのため、メールを多く使用する方はきちんと押さえておきましょう。